解決方案研發(fā)背景 在目前狀況下，我們面對幾十萬卷檔案、面對歷史長河中沉積的數(shù)十種發(fā)文號、面對我館幾次更改分類大綱后在案卷上留下的種種痕跡、面對適合新案需要而制定的諸多新分類號，每天要迎接數(shù)百卷新案入庫、將數(shù)百卷需利用檔案拿進拿出，大家不停息地忙碌著，然而，聽錯、看錯、寫錯、拿錯、錄入錯、放錯時時在發(fā)生。為了使檔案的利用工作也能與時俱進，適應(yīng)當(dāng)前工作的需要，用更科學(xué)的方法改變檔案的流通管理手段迫在眉睫！ 一 傳統(tǒng)解決方案 目前我館檔案的流動過程包括：市規(guī)劃局與我館之間的流動和市規(guī)劃局內(nèi)部的流動。在流通過程中，檔案在市規(guī)劃局與檔案館之間的流動是一個循環(huán)，就像人體的循環(huán)系統(tǒng)一樣，可稱之為體循環(huán)，也就是大循環(huán)；檔案在市規(guī)劃局內(nèi)的流動可稱之為肺循環(huán)，也就是小循環(huán)。 小循環(huán)中可能出現(xiàn)的問題：1、在市規(guī)劃局內(nèi)辦案過程中，檔案不能一直停留在借案人的手上，轉(zhuǎn)到誰人之手沒有信息反饋，使檔案去向進入相對盲區(qū)，進入盲區(qū)的時間過長就有可能被借閱者遺忘，造成檔案遺失，歷史上已確認(rèn)遺失的檔案就有數(shù)十卷。2、辦案人員工作忙，幾個人所需的案卷委托一個人來借，拿回處室一分發(fā)，借案人已不知每卷檔案去向。3、市規(guī)劃局處室?guī)讉€人辦理完的案卷，委托一個人來歸還，一個處室?guī)资耍?wù)部要費時費力去查找借出的登記來注銷。 大循環(huán)中可能產(chǎn)生的問題：1、檔案借出、歸還要一一交接，多人同時借還案交接時，稍亂就會出錯。2、要掌握檔案去向我們目前的做法是將進出館的案卷號及利用人的信息及時錄入，每日進出檔案館的案卷數(shù)量不下100卷，人工鍵盤錄入就要敲100次；同一卷案被借了幾十次，它就要被重復(fù)敲入幾十次；檔號文號門類眾多，稍一疏忽就出錯。3、借出量大時，案卷號不能及時錄入，歸還時就不能注銷，影響下一環(huán)節(jié)的工作。4、借出環(huán)節(jié)出錯，還案時注銷不了，若盲目補輸入其內(nèi)容，造成計算機內(nèi)留著該注銷而未注銷的空記錄，日積月累，錯誤會積水成災(zāi)。5、還案時要面對數(shù)頁紙的登記一條條找來注銷，明顯效率低下。 出錯的形式累計數(shù)十種，不慎出現(xiàn)的每一小錯，都將帶來諸多的麻煩，導(dǎo)致事倍功半。如此狀態(tài)令我們的工作不能進入良性循環(huán)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)目前大量檔案流通管理的要求。 二 東正檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)生的收益 東正檔案管理系統(tǒng)可幫助您合理的管理各類檔案管理部門的所有檔案文件，及時的跟蹤檔案的流動情況。方便管理人員查詢，調(diào)動檔案。 - 優(yōu)化資源利用率，降低人力成本70% - 減少檔案的丟失70% - 減少操作的錯誤率80%