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會場布置是會議前期重要的準備工作，尤其是對一些重大的會議，更應當安排很長一段時間做準備，會場布置包括排定會議座次、布置環境，配齊并調試電器設備等工作。對會場的總體要求是整齊、安靜、明亮、空氣流通、大小事宜、設備、利于安全和保密。會場布置具有重要的意義。會場形式的安排要根據會議的規模、性質和需要來確定。不同的會場布置形式體現不同的意義、氣氛和效果，適用于不同的會議目的。會場布置合理對于會議的成功與否具有很大的影響。會場的地點和大小合適，設備，全場的布局合理，會場營造的氣氛與會議主題內容一致，對會議的效果將產生直接的影響。所以，會議組織者必須重視會場的布置。杭州劉氏文化創意有限公司，大型會議把握好重點。一是落實參會人員。該到的不到，人來的不齊，這個會議的效果自然可想而知。會務人員必須認真做好會議通知工作，注意反饋統計具體參會人員名單和聯系方式，需要時執行請假制度。對于出席領導和貴賓的邀請工作要積極主動，必要時會議主辦單位負責人應親自出面，并落實專人跟蹤。二是會議材料的質量。會議的材料主要有會議主報告、領導講話、交流發言材料等，它是會議各項內容的具體載體，是會議順利召開的基礎。會議材料質量不高，會議肯定不會成功。準備會議材料是重點工作，需要會議主辦單位領導親自關心，直接把關，做到精益求精。三是落實會務工作負責人和現場總調度。確定總攬各項會務工作的負責人，一般是部門辦公廳（室）主任，特別重要的會議可由主辦單位領導直接上陣指揮協調。此外，在會議現場也應明確一個總調度人員，所有會議現場事項統一向其匯報，由其決斷和安排，避免遇到一些意外情況出現混亂。做好大型會務工作的基本原則嚴謹細致，考慮周密。一是考慮問題力求細致。要考慮到整體工作的方方面面，考慮到各項工作彼此間的關聯與影響，要知道一項會務工作有些具體環節，每個環節樣去做，一些細枝末節該樣處理。二是方案制訂盡量細化。不僅要制訂一個包括會議主要內容和安排的會議框架方案，還應制訂一個更為細致周密的會務工作實施方案，包括各項會務工作的內容和環節、會務人員分工、時間節點要求等操作細節。三是會務實施注重細節。會務工作中，一個通知發放不到位，一個座位安排不合理，一個話筒的聲音不正常，等等，這些細節上的問題，都會影響到整個會議的效果。實施會務工作絕不能有半點僥幸心理，一定要關注細節，認真對待細小的工作，杜絕隱患。
