杭州劉氏文化創(chuàng)意有限公司提醒你，大型會(huì)議要掌控好大局。所謂會(huì)務(wù)工作的大局就是會(huì)議的目的、主題、基本要求、參會(huì)范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能會(huì)議的效果，著手具體會(huì)務(wù)工作才能不偏離方向，才會(huì)有條不紊，減少重復(fù)勞動(dòng)與差錯(cuò)。首先，確定召開(kāi)會(huì)議的必要性，即召開(kāi)此次會(huì)議符合上級(jí)的要求和當(dāng)前工作的實(shí)際需要，召開(kāi)的時(shí)機(jī)恰當(dāng)，有比較充實(shí)的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。其次，科學(xué)確定好會(huì)議的基本框架，例如：選擇會(huì)議時(shí)間應(yīng)多考慮出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的因素，選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)多考慮會(huì)議內(nèi)容需要、參會(huì)人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會(huì)人員的范圍則主要考慮會(huì)議的目的和要達(dá)到的效果。再次，做好會(huì)議方案的征求意見(jiàn)和報(bào)批工作。方案確定前應(yīng)當(dāng)充分征求各方意見(jiàn)，嚴(yán)格履行報(bào)批程序，盡量減少會(huì)議事項(xiàng)的中途變更和增減。后，通過(guò)對(duì)會(huì)議宏觀上的把握來(lái)調(diào)控具體事項(xiàng)。例如，有些會(huì)議想安排的內(nèi)容很多，但為了確保整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的緊湊有序、不出差錯(cuò)，就需要壓縮會(huì)議議程；有些會(huì)議經(jīng)費(fèi)比較緊張，就需要相應(yīng)簡(jiǎn)化議程、活動(dòng)、場(chǎng)景布置等來(lái)減少支出。杭州劉氏文化創(chuàng)意有限公司，明確分工，加強(qiáng)協(xié)同。一是把每項(xiàng)任務(wù)、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求分解量化到具體責(zé)任人頭上，做到各個(gè)具體經(jīng)辦人員工作任務(wù)具體、要求明確，防止出現(xiàn)任何工作盲點(diǎn)和相互推諉扯皮。二是分工時(shí)應(yīng)注意掌握每個(gè)工作人員的特點(diǎn)，安排任務(wù)盡量與其能力和經(jīng)驗(yàn)相匹配，對(duì)經(jīng)驗(yàn)不足的工作人員盡量交代仔細(xì)、加強(qiáng)指導(dǎo)；有的會(huì)議需要多個(gè)單位參與會(huì)務(wù)，應(yīng)立足各部門的工作職能、范圍和自身掌握的資源進(jìn)行任務(wù)分解，需要相互配合完成的任務(wù)，也要明確一個(gè)主要責(zé)任部門。三是相互協(xié)調(diào)配合，注意拾遺補(bǔ)缺，增強(qiáng)工作合力。參與會(huì)務(wù)工作的人員或部門應(yīng)積極與其同事或協(xié)作部門溝通、配合，互相通報(bào)工作進(jìn)展。同時(shí)，會(huì)務(wù)工作負(fù)責(zé)人或牽頭部門要掌握和協(xié)調(diào)好工作進(jìn)度，可定期召開(kāi)工作碰頭會(huì)，各自通報(bào)工作進(jìn)展和重要信息，減少工作的盲目性和差錯(cuò)，便于分析和查找問(wèn)題。做好會(huì)務(wù)工作既應(yīng)規(guī)范操作，又需靈活應(yīng)變。一方面，會(huì)務(wù)工作本身有一套較為成熟的流程，各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作必須有方案、有分工、有時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求，應(yīng)當(dāng)規(guī)范執(zhí)行，不能自作主張?zhí)襟E、省程序。例如：會(huì)標(biāo)、主席臺(tái)、桌椅等會(huì)場(chǎng)布置要符合規(guī)范，席卡、茶杯的擺放應(yīng)橫平豎齊；會(huì)議的議程安排和發(fā)言順序要符合規(guī)矩；參會(huì)人員的就座位置有主次、前后等固定順序的排列。特別是像黨代會(huì)和人代會(huì)這樣重要的會(huì)議，不僅應(yīng)處處講求規(guī)范操作，會(huì)議的各項(xiàng)議程還必須符合法律規(guī)定和黨章要求。另一方面，講求規(guī)范絕不是一成不變、刻板教條，有時(shí)也需要會(huì)務(wù)人員能夠結(jié)合事情的重要和緊急程度，靈活變通地處理一些問(wèn)題。例如：有的參會(huì)人員會(huì)提出一些計(jì)劃外的合理要求，應(yīng)在不影響其他工作的前提下盡量予以滿足，使其感受到主辦單位給予的尊重與熱情服務(wù)；會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)肅紀(jì)律，但遇有特別緊急的事項(xiàng)需要參會(huì)人員處理時(shí)，可由會(huì)務(wù)人員通過(guò)遞紙條等方式通知；出席會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)有其他重要活動(dòng)需要提前離場(chǎng)時(shí)，會(huì)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)告知會(huì)議主持人調(diào)整發(fā)言順序。