喜仕達科技會議預定管理及會務信息發(fā)布系統(tǒng)

智能會務管理系統(tǒng)概述

信息化時代的今天，企業(yè)經(jīng)營和管理趨于信息化和網(wǎng)絡化，加上國內(nèi)國際企業(yè)的快速發(fā)展、集團化的步伐加快，預示著傳統(tǒng)的會議室預定管理需要改變。宣德信息會議室預定系統(tǒng)可以幫助企業(yè)規(guī)范化電子化管理會議室資源，提高了會議室的使用率，節(jié)省會議組織者的時間，使企業(yè)的管理水平上一個臺階。

簡要功能概述：

1) 網(wǎng)上查詢、預定、審批：方便快捷，無論何時何地都可輕松實現(xiàn)。

    微信查詢、預定、審批，微信會議計時計費支付。

2) 自動通知：在線預定或取消，通過郵件或內(nèi)部系統(tǒng)自動通知相關人員。

3) 圖表顯示：會議室的空閑/被預定時段一目了然，對會議室資源了如指掌，遠離沖突。

4) 智能的系統(tǒng)接口：可與客戶現(xiàn)有的辦公管理系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)或其它信息系統(tǒng)進行無縫地結(jié)合，使企業(yè)的

信息資源得到統(tǒng)一、充分的共享與使用。

5) 獨立發(fā)布各類信息：每個會議室門口的液晶屏，不僅獨立顯示本會議室會議信息，更可獨立、自由發(fā)布

企業(yè)其他資訊，支持文字、圖片和視頻等各種文本格式。

6) 會務服務管理：支持會前設備、服務預定以及會議進程中的服務呼叫等個性功能。

2、預訂系統(tǒng)

會議室預訂系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，通過瀏覽器進行操作；會議室預訂系統(tǒng)即可以是一個獨立運行的管理系統(tǒng)，又可以嵌入到公司原有的OA系統(tǒng)中作為一個模塊。

實現(xiàn)的功能為:維護會議室資源、查詢會議室預定信息、會議室預定/取消、會議室預定審批和會議室使用情況統(tǒng)計。

1）會議室預訂申請

首先，在申請預訂會議室時，可以通過多種組合條件（如會議室大小、所在位置、會議室資源等）篩選來精確定位目標會議室并查看會議室的預定情況。系統(tǒng)采用表格和色塊來表示當前會議室的預訂情況。點擊已預訂的色塊，可查看預訂人、預訂時間、會議主題等信息; 點擊某個未預訂色塊，可直接進入該時段的申請預訂頁面。可查詢本人的申請歷史信息，包括申請的狀態(tài)、流程等對自己提交的申請，可進行撤銷、修改操作。會議室預訂既支持某個時間點的預訂，又支持將一段時期內(nèi)所有某個特定時間點的都預訂。

2）會議室審批

本系統(tǒng)如果集成在當前的協(xié)同辦公系統(tǒng)中，具體方式與目前的協(xié)同審批完全相同；如果是獨立于協(xié)同辦公系統(tǒng)的，則支持二級審批。預訂申請?zhí)峤缓螅到y(tǒng)將自動匹配該會議室所對應的審批級別并建立申請流程，流程審批完成后，系統(tǒng)將認定該申請已成功。

會議管理員可以查看到會議室預訂申請待審核列表，可修改該會議申請里的內(nèi)容，如果不允許通過，則填寫審核意見，點擊“會議退回”；允許通過， 則直接點擊“發(fā)布會議”，發(fā)布后該會議進入已審核狀態(tài)，

如下圖：

3）會議室信息維護

維護各種會議資源和會議類型，定義會議審批流程。維護經(jīng)常列席會議的外部單位/人員。 會議資源可以在預訂會議室時進行申請，例如席卡、礦泉水。審批流程與會議類型相對應，用戶預訂的會議提交后，系統(tǒng)可根據(jù)會議類型自動發(fā)起相應。

4）會議郵件通知

如果系統(tǒng)為獨立運行的方式，系統(tǒng)會集成Outlook的郵件功能，采用郵件通知（預定、修改、取消的系統(tǒng)動作都將以郵件的方式通知相關人員）。

如果系統(tǒng)集成在協(xié)同辦公系統(tǒng)中，將采用信息通知的方式。系統(tǒng)根據(jù)會議開始時間和設定的提前提醒時間，進行提醒該會議參與人員。

5）會議服務呼叫

為了保證會議順利圓滿的召開，以及提高與會人員的滿意度，系統(tǒng)可以采集和顯示當前會議狀態(tài)，并可以開放相關功能模塊給后勤服務人員，使服務人員能及時響應會議的各種服務性需求。目前可以提供的會議狀態(tài)有：安靜、茶水服務、設備服務、清掃中。

6）查看和處理會議相關事項

會議室申請預訂時可以指定會議記錄人作會議紀要并發(fā)送給所有與會人員，可以與門禁系統(tǒng)相連使系統(tǒng)自動記錄和顯示會議簽到情況。

7）會議室使用情況統(tǒng)計

可統(tǒng)計個人的申請歷史信息，可統(tǒng)計各種會議資源的使用情況和各種會議類型的分布情況。可以根據(jù)客戶實際需求定制各種相關統(tǒng)計報表。

3、顯示系統(tǒng)

會議室顯示系統(tǒng)，作為公司直接面向員工和客戶的一面窗口，基本功能包括顯示、通知、監(jiān)控等，具有向員工和外界發(fā)布信息，引導與會人員準時參與會議，通知服務人員及時響應會議服務需求等基本功能。除此之外，顯示系統(tǒng)還具備控制多塊顯示屏分屏顯示和合并顯示等高級功能。

該子系統(tǒng)主要由模板設計器、信息發(fā)布引擎、顯示設備客戶端三部分組成。

模板設計器

一個“所見即所得”的可視化模板設計界面，能夠設計、定制豐富的顯示信息。通過模板設計器可以定制各種信息顯示模板。

信息發(fā)布引擎

作為整個信息顯示系統(tǒng)的核心，負責完成數(shù)據(jù)庫存取、顯示內(nèi)容自動打包、數(shù)據(jù)庫信息后臺維護、響應客戶端讀取請求等主要功能。

顯示客戶端

主要包括云端計算機及液晶屏兩大部分，為了顯示需要，云終端在較高的位置上安裝。顯示客戶端具有安全性高、能耗低、維護簡單、高可管理性、綜合運營成本低等多種優(yōu)點。

1）會議室信息顯示

每個會議門前的液晶屏顯示當天會議室的預訂情況；提示當前時間及會議室狀態(tài)；若當前會議室正在使用，提示會議結(jié)束時間。無會議召開時，可播放企業(yè)圖片或視頻文件。