制造企業(yè)文檔管理常見問題？ 1、技術資料延續(xù)和保密： ●??文件都保存在各部門員工電腦，主要人員離職后，造成機密資料丟失與外泄，資料安全得不到保障，資料也缺乏延續(xù)性； ●??ISO文件和技術圖紙隨意復印和傳遞，核心技術資料保密困難； ●??員工隨意打印公司重要文件，無任何技術管理手段，給數(shù)據(jù)安全帶來重大的安全隱患； ●??硬盤損壞或病毒感染，造成文件資料丟失； ●??員工可以不經(jīng)過公司相關領導審批，將內(nèi)部重要文件外發(fā)給客戶； ●??員工出差時無法對承載著公司大量重要數(shù)據(jù)的筆記本防止可能泄密； ●??員工外的計算機可以隨意接入公司內(nèi)網(wǎng)，造成數(shù)據(jù)泄密無法有效追蹤其源頭。 2、文檔管理直間接成本浪費： ●??采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，大幅印刷、復印、打印，紙張成本很高，浪費嚴重； ●??ISO文件制定、修改和審核采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理，紙質(zhì)成本高，打印復印耗材成本高； ●??ISO質(zhì)量體系文件的建立、變更，必須由相關人員來辦理文檔的審核與分發(fā)，有時需要多人共同審核，費時費力，辦理周期長， 審核效率低； ●??技術圖紙預覽不方便，想查看內(nèi)容時要逐個打開圖紙文件，有的大型文件打開速度緩慢，浪費工作時間； ●??文檔資料修訂管理不規(guī)范，各種版本混淆，造成大量浪費； ●??聯(lián)絡單滿天飛，文職人員跑部門簽核耗時長，遇到簽核人員不在辦公室又重復跑幾次才簽到，等待成本高； ●??因管理不善導致紙質(zhì)文檔丟失，簽核記錄隨之消失，內(nèi)耗大。 解決方案—易捷EDM文檔管理系統(tǒng) 文件集中存儲 搭建海量文檔、數(shù)字資產(chǎn)（CAD、ProEngineer、Unigraphics、SolidWorks圖紙、Office文件）集中存儲的平臺，公司領導及員工可以實現(xiàn)跨地區(qū)地查詢重要信息文件，實現(xiàn)資源共享，提高工作效率。 樹形目錄結(jié)構(gòu)分類管理、權限機制完善、提供關聯(lián)及鎖定保護功能 文檔不再是一個信息孤島，按項目對文檔進行歸類，支持為不同部門的不同人員設置靈活的權限，文檔使用的安全，同時支持鎖定文檔安全和通過編碼實現(xiàn)文檔間的相互關聯(lián)，方便查看，節(jié)約查找所需時間。 數(shù)據(jù)安全無憂 1、安全備份功能，支持自動備份數(shù)據(jù)庫和完整數(shù)據(jù)備份兩種方式。 當文檔或硬盤因人員誤操作或病毒感染等原因?qū)е缕茐臅r，可以利用完整備份的數(shù)據(jù)在時間進行恢復，充分內(nèi)部核心數(shù)據(jù)的完整和安全。 2、文件資料和技術資料保密功能，根據(jù)公司需求設定各級操作人員權限，一般人員僅有瀏覽文件權限，無修訂、刪除和拷貝權限；? 3、系統(tǒng)中操作痕跡自動保存。 加快審批流程運轉(zhuǎn) 易捷EDM文檔管理系統(tǒng)制造行業(yè)解決方案可以快速處理解決審批簽核過程中的加簽、退回等要求，簽核審批業(yè)務通過郵件自動提醒，節(jié)點人員通過工號登錄系統(tǒng)即可快速處理相關事項，人找人轉(zhuǎn)為事找人，提升效率。 文檔掃描 易捷EDM文檔管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)實現(xiàn)與各種掃描儀的無縫集成，優(yōu)化掃描速度，可掃描各種大小和類型的紙張、卡片。掃描后會將紙檔轉(zhuǎn)換為組織有序的電子化的圖片或者多頁PDF文檔保存下來，方便查找、使用和共享。 即時消息提醒 系統(tǒng)支持即時消息、郵件的發(fā)送，根據(jù)需要會以不同形式將信息通知到各部門及人員，避免了因消息傳播不到位而造成的工作疏漏，為企業(yè)減少了不必要的損失。 支持搜索，快速定位 支持根據(jù)文檔標題、作者、類型及內(nèi)容中的字、詞、句、正文、文件名/后綴、創(chuàng)建者、編號、屬性、創(chuàng)建時間、更新時間、目錄等多種方式進行快速搜索，解決了生產(chǎn)資料查找難的問題。 CAD圖紙預覽 支持制造業(yè)中的CAD以及其他工程文檔（如：ProEngineer、Unigraphics、SolidWorks）和Office文件的預覽更新，并且能增加關鍵字摘要，便于在海量資料中快速搜索。